O Guia que vai te ajudar a escolher um Sistema de Gestão

Você sabe como escolher um Sistema de Gestão para sua Clínica ou consultório médico?

A tecnologia chegou e se tornou uma parte estrutural da nossa sociedade. E, na gestão em saúde, não é exceção. Com um bom sistema online, você pode obter mais organização, produtividade e agilidade na condução do seu negócio.

Mas aí vem a dúvida: como escolher um sistema de gestão para a minha clínica ou consultório? Essa pergunta acaba tornando-se pertinente para médicos e gestores que já perceberam os benefícios que a ferramenta trás. A resposta é simples, pois o melhor sistema de gestão deve atender às necessidades da empresa. Antes de investir em um software é recomendável que você esteja atento a alguns pontos importantes, como a gestão em geral da sua clínica ou consultório.

Por que é importante ter um sistema de gestão para administrar o meu negócio?

A gestão na saúde compreende um controle absoluto de todas as áreas do seu negócio. E não estamos falando apenas na questão médica, mas também nos aspectos legais, econômicos e administrativos. Dessa forma, você terá clara a relevância em ter uma ferramenta de gestão, aumentando a visão estratégica do seu negócio em um todo. Do contrário, pode ser que você invista e acabe não tendo os retornos desejados.

Aderindo à tecnologia 

Hoje em dia, os bons softwares são completamente integrados, o que facilita a avaliação estratégica do seu negócio. É possível ter uma agenda online compartilhada com todos os profissionais que têm acesso a ela, por exemplo, ou mesmo acessar o histórico dos seus clientes em instantes através de um prontuário eletrônico.

Isso ajuda a criar o atendimento perfeito em sua clínica. Dessa maneira, ter um sistema de gestão para clínicas médicas à disposição faz toda diferença. É uma ferramenta que se tornou indispensável em um contexto em que tempo e a segurança das informações são estritamente importantes. A informatização é a receita certa para controlar o fluxo de caixa e estreitar o relacionamento com os clientes.

E também, possibilita acompanhar o andamento das atividades diárias, através da agenda online. Além de que, todos os custos operacionais e a movimentação financeira podem ser analisados quando você sentir necessidade. Os relatórios e gráficos permitem ver o desempenho, detectar possíveis problemas e realizar projeções para melhorar o desempenho.

Mais produtividade na sua clínica médica

Com a implantação de um sistema de gestão na sua clínica a sua equipe se torna mais produtiva, pois um sistema de gestão é capaz de integrar todas as informações, que podem ser acessadas por todos os membros da sua equipe ao mesmo tempo, e, dificilmente, irá gerar informações duplicadas. Assim, a sua equipe terá total clareza nas suas funções e responsabilidades, tendo uma comunicação transparente e objetiva, evitando retrabalhos e sendo mais produtiva.

Problemas financeiros resolvidos com um sistema de gestão

Dedicar-se à gestão gera mais controle na saúde financeira do seu empreendimento e permite uma tomada de decisão mais estratégica e ser desenvolvida. Por isso, o ideal é que um bom sistema de gestão de clínicas deve proporcionar facilidade e eficácia no acompanhamento da saúde financeira do seu negócio. Esta é uma questão fundamental para a sobrevivência, algo que abrange as operadoras dos planos de saúde e também o atendimento dos particulares. Portanto, escolha um sistema de gestão capaz de controlar, com precisão, todos os detalhes envolvendo a movimentação diária da clínica. Por exemplo: maximizando o faturamento e minimizando as glosas, ao cobrar das operadoras de saúde tudo o que pode ser cobrado e no valor atualizado e correto. A minimização das glosas é alcançada desde que não existam, por exemplo, erros de cadastro e valores e códigos incorretos. Caso alguma informação seja digitada errada, com um sistema de gestão, é possível ser avisado da duplicidade de informações, por exemplo.

Um médico não é apenas um médico, às vezes também é administrador da clínica ou consultório, por isso, para te ajudar, observe os seguintes pontos:

Análise de gastos: coloque na ponta da caneta os seus gastos fixos e variáveis. Isso pode parecer óbvio, mas muitos empreendedores não sabem quais são seus reais gastos;

Precificação dos serviços: planeje esse item de acordo com a realidade do seu negócio contabilizando o custo do serviço, da mão de obra e também da sua margem de lucro. Esse é um item que você precisa analisar com cuidado, pois esse pode ser o diferencial da sua clínica, aliar preço e qualidade é sempre um atrativo aos clientes.

Após a precificação, é importante gerar uma experiência primorosa ao seu cliente, pois assim o cliente deixará o preço em segundo plano ao escolher o médico de sua confiança e que proporcione uma boa experiência no momento da consulta ou procedimento.

Gestão de pessoas humanizada

Uma das vantagens indiretas de um sistema de gestão em saúde, é a gestão humanizada. Algo que se aplica aos clientes, mas também à sua equipe.
Para os clientes:

  • atendimento próximo, humano e ágil na recepção;

  • nas mesmas qualidades aplicadas em procedimentos e nos diagnósticos;

  • em uma sala de espera que vise amenizar o desconforto natural de estar em um consultório;

  • na facilidade em agendar e reagendar consultas;

  • no acesso facilitado a tirar dúvidas e expor a sua opinião a respeito da sua clínica.

Já para a sua equipe os benefícios podem ser sentidos na valorização profissional, pois isso fará com que todos se sintam parte do crescimento da empresa. Com autonomia, flexibilidade, compreensão e processos bem definidos, a motivação é maior e a rotatividade de colaboradores é menor. Consequentemente, o seu negócio tende apenas a evoluir cada vez mais.

Além disso, você pode usufruir dos seguintes benefícios, caso adquira um sistema de gestão que seja completo e eficiente:

Prontuário eletrônico: todas as informações do paciente reunidas em um só lugar. Imagens e fotos, exames, diagnóstico, receituário, anamnese e PDFs para os prontuários médicos.

Agendamento online: marcação de consultas, confirmação por SMS e agendamentos em geral. Além do gerenciamento de dados e diversos outros recursos como bloqueio, fila de atendimento etc.

Faturamento TISS: todo processo via sistema, sem o uso de papéis. Envio de guias dos atendimentos no formato eletrônico XML, por meio dos portais ou a Orizon.

Suporte online: com o suporte técnico, você poderá contar com profissionais dedicados a resolver questões mais frequentes do uso do sistema. Tire suas dúvidas a qualquer hora ou qualquer lugar e faça o uso completo do nosso sistema.

Business Intelligence BI: um apoiador para as suas decisões de forma inteligente, por meio de um processo de captação e análise de dados, que permite que as informações sejam adquiridas de qualquer sistema e gravadas em um banco de dados modelado de acordo com o seu próprio negócio.

Assinatura Digital: ao evitar a impressão e o armazenamento de documentos físicos, seu negócio ganhará em performance e redução de custos. Armazene os documentos em servidores com criptografia de nível bancário e certificados de segurança internacionais e melhore ainda mais a eficiência operacional da sua clínica ou consultório.

Caso você ainda tenha dúvidas de como um sistema de gestão pode mudar a rotina da sua clínica ou consultório de forma positiva e significativa, entre em contato com a nossa equipe de especialistas ou solicite sua demonstração gratuita do software eMedClin ou eMedWeb por 30 dias e sinta seu negócio prosperar a cada dia.

O impacto do uso da tecnologia na gestão da sua clínica médica

O levantamento da FEHOESP apontou que as clínicas particulares cresceram 8,1% e os consultórios médicos tiveram aumento de 4,1%, no ano passado. A boa performance deste setor no cenário da saúde também está atrelada à inclusão de ferramentas tecnológicas e a investimento em capacitação, que ajudam a facilitar a gestão do negócio. No entanto, muitos profissionais da área como médicos e dentistas ainda encontram obstáculos para conseguir garantir a sobrevivência de seus consultórios, devido à falta de conhecimento em gestão clínica e administração financeira.

A tecnologia aplicada à saúde também é capaz de gerar benefícios indiretos aos pacientes e diretos ao profissional de saúde e sua equipe, tornando a prática médica muito mais eficiente. Tendo os processos digitalizados, um software de gestão que descomplique as finanças e mantenha todos os dados em um único lugar, a administração da clínica em geral, será uma gestão clínica eficiente e que irá permitir ao profissional da saúde focar em seu principal objetivo – o atendimento do paciente.

De uma forma geral, esses sistemas de gestão ajudam os médicos a gerir suas clínicas e consultórios, oferecendo mais qualidade e transparência ao serviço. Além disso, com o uso dessa tecnologia, há uma maior organização e otimização de tarefas administrativas e foco maior no relacionamento humano.

Como vantagens gerais, podemos citar ainda o uso da tecnologia na gestão de clínicas médicas os seguintes pontos:

  • prontuários eletrônicos que permitem acesso às informações do paciente em qualquer lugar, sem a necessidade de estar na clínica;
  • armazenamento em nuvem que evita a perda ou roubo de informações do paciente em arquivos de papel ou softwares de computadores;
  • redução da burocracia e, consequentemente, de arquivo físico a ser armazenado;
  • redução do tempo que os recepcionistas gastam atendendo ao telefone, permitindo que eles se dediquem à qualidade dos serviços prestados aos pacientes que estão na sala de espera;
  • serviço de mensagens para avisar o paciente do horário marcado, evitando ausências;
  • gerenciamento do fluxo de caixa e controle dos recursos financeiros;
  • acesso ao Big Data da saúde, que é uma rede de dados contendo informações sobre patologias e tratamento;
  • melhor gerenciamento do negócio devido a processos mais ágeis e menos burocráticos.

Prontuário Eletrônico

O prontuário eletrônico é uma das ferramentas que cada dia ganha mais adesão nas clínicas e nos consultórios, pois reunir todas as informações em um só lugar é uma das principais vantagens de um prontuário eletrônico. Se unido a um sistema em nuvem, é possível acessar essas informações de qualquer lugar, o que é de grande relevância ao se atender um paciente de emergência, por exemplo, basta ter acesso à internet.

Outras características presentes em um prontuário eletrônico é que você pode personalizá-lo conforme a sua especialidade e suas necessidades, anexar exames e fotos e, o melhor, não ocupa espaço físico. Utilizar um prontuário eletrônico garante a segurança dos seus dados e torna o atendimento mais fácil e eficiente.

Big Data

Big Data é um sistema que armazena um conjunto de informações extraídas de um grande volume de dados com o objetivo de encontrar características comuns em um grupo de pessoas ou em um lugar, por exemplo. O uso de Big Data na área da saúde pode ajudar em previsões de possíveis diagnósticos em um paciente e até na diminuição de custos de pesquisa por causa da disseminação de conhecimento.

A partir dessas informações, é possível traçar um perfil de sintomas ou características de pacientes com algum tipo de doença e fazer previsões mais precisas sobre as chances de um paciente apresentar também tal doença ou até mesmo sobre a efetividade de tratamentos.

Fidelização de pacientes

Fidelizar pacientes, com certeza, é uma das prioridades de clínicas, pois, pacientes fidelizados ajudam a promover o seu negócio com recomendações, além de trazerem receita recorrente para sua clínica. A tecnologia pode ser eficiente nessa área quando ajuda o relacionamento clínica-paciente a ser mais humanizado e eficiente. O paciente precisa sentir-se acolhido e confortável, pois na maioria das vezes, ele procura ajuda em um momento não tão agradável, e com um sistema eficiente de gestão clínica, toda a equipe poderá concentrar seu conhecimento e tempo no atendimento do cliente.

Acredito que agora já é possível perceber todos os impactos de um sistema de gestão na sua clínica: eficiência no serviço prestado, tempo otimizado, dados em um único lugar, redução de custos, entre outros.

Se você deseja entender mais sobre softwares especializados em gestão clínica, entre em contato conosco. Podemos tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e mostrar ainda mais vantagens da adoção de um sistema de gestão para seu empreendimento.

 

10 Benefícios de um sistema de gestão para sua clínica

É crescente o número de estabelecimentos de saúde no Brasil, dados da FEHOESP indicam que só as clínicas particulares cresceram 8,1% e os consultórios médicos tiveram aumento de 4,1%, em 2018. A boa performance deste setor no cenário da saúde também está atrelada à inclusão de ferramentas tecnológicas, mais especificamente em sistema de gestão, e a investimentos em capacitação, que auxiliam na boa performance do negócio. Em contrapartida, dados do IBGE apontam que 60% das clínicas fecham nos seus primeiros cinco anos. Para evitar que você faça parte desta estatística, investir em um sistema de gestão é essencial para otimizar os processos e reduzir custos, além de manter um relacionamento próximo com o seu paciente, tornando o atendimento mais eficaz.

                     

 Ter os processos da clínica médica sob controle e manter descomplicada a rotina de todos os setores e funcionários é um desafio diário. Neste texto, vamos abordar 10 benefícios de usar um sistema de gestão na sua clínica. Afinal, uma clínica médica não se baseia apenas nos atendimentos que realiza todos os dias. Além da realização de um bom atendimento em uma clínica médica e a fidelização de pacientes também faz parte das demandas do gestor buscar constantemente sistemas que otimizem este atendimento, dando mais conforto e mobilidade para os pacientes.

O ideal é identificar os pontos fortes e fracos para ajustar o que é necessário na rotina administrativa. Com um sistema para gestão na sua clínica, fica muito mais fácil melhorar a qualidade do atendimento, implementar um direcionamento estratégico e tomar atitudes e decisões que realmente levam ao sucesso.

 

Confira 10 benefícios de ter todos os processos da sua clínica em um software de gestão:

 

1 – Melhore o atendimento com um Sistema de Gestão para sua clínica

Com os avanços tanto da tecnologia quanto do mercado, investir em um atendimento mais humanizado se tornou essencial. Além disso, há outros fatores a serem observados para melhorar o atendimento em uma clínica médica, como: criar um relacionamento melhor com os pacientes, tanto durante a consulta, como depois dela; conhecer mais sobre os pacientes através de feedbacks, conversas e até cadastros completos de cada um; fazer ações para fidelizar os pacientes.

2 – Mantenha um histórico completo dos pacientes

Isso não se trata somente do prontuário do paciente, mas de informações que favoreçam a sua fidelização. Quanto mais dados forem coletados e armazenados, maiores serão as chances de descobrir as necessidades dos seus pacientes.

3 – Ganhe tempo na agenda médica

E se o paciente faltar e não avisar, ou esquecer da consulta a culpa é de quem? Agora, como resolver essas falhas na agenda? Com um sistema de gestão adequado é possível que você envie sms ou mensagens confirmando os horários das consultas. Isso reduz muito a falta dos pacientes as consultas.

4 – Integre as partes fiscais e financeiras

Com um sistema completo você reúne a agenda do paciente, o prontuário, o convênio, total a pagar e receber, emissão de notas fiscais, gera boletos, enfim, tudo o que você precisa para realizar a administração completa da sua clínica. Além de disponibilizar relatórios financeiros personalizáveis que auxiliam na tomada de decisões.

5 – Centralize dados e controle processos

Mais do que coletar informações, é preciso ter um histórico da sua clínica, centralizar tudo em um único local. Isso porque quando for necessário saber sobre o pagamento dos pacientes de anos atrás, ou de quando foi a sua última consulta, fica mais fácil encontrar e ter acesso à informação. Assim se ganha mais em tempo, confiabilidade dos registros e facilidade na comunicação.

6 – Aumente os lucros

Quando você otimiza e integra a gestão da clínica, a consequência é positiva: você alcança processos e atendimentos mais organizados e eficientes. Um sistema de gestão médico é capaz de lhe ajudar a conquistar essa eficiência. Com isso, é possível aumentar a receita do seu consultório pela otimização de processos e tempo.

7 – Faça uma gestão de estoque eficiente cm um software inteligente

Muitas clínicas precisam contar com um estoque de materiais e medicamentos. Se esse também é o seu caso, é necessário ter um controle de estoque muito bem alinhado. É preciso controlar os equipamentos, ferramentas e medicamentos que entram e saem. Além disso, há o estoque de materiais dos produtos de limpeza e de escritório que também precisam de atenção.

8 – Reduza custos

Para reduzir custos na operação da clínica sem perder a qualidade, é necessário antes de tudo, fazer um levantamento completo de suas despesas, seja com colaboradores, materiais clínicos e medicamentos, materiais de escritório e com a infraestrutura. Manter todos esses dados em um único lugar, permite que você e sua equipe acessem de qualquer lugar a qualquer hora todas essas informações, fazendo com que os erros diminuam e com isso vem a redução de custos.

9 – Reduza os riscos

Manter os dados da clínica seguros é preocupação constante de um gestor. Com o sistema de gestão certo você pode ter acesso garantido às evoluções do sistema sem a necessidade de instalações em cada estação de trabalho; com o datacenter, os dados da clínica estão em um ambiente seguro contra incêndios, roubos ou violação da informação e um controle de acesso as várias funcionalidades do sistema, por usuário ou grupo de usuários.

10 – Tudo na palma da sua mão

Contar com um aplicativo que possibilite o upload de imagens e prontuários, conferir a agenda de pacientes e o status de cada agendamento de maneira fácil e rápida otimiza o dia a dia dos médicos, tornando os atendimentos mais centrados no paciente. Afinal, paciente bem atendido é retorno garantido.

Com todos os pontos destacados, fica evidente que a gestão de clínicas é uma atividade complexa e que abrange diferentes variáveis. Ainda assim, com um sistema de gestão correto sua rotina ficará mais leve e mais eficiente.

Quer uma demonstração do nosso sistema desenvolvido exclusivamente para clínicas e consultórios médicos? Entre em contato pelo nosso site.

 

 

A importância de implementar um sistema de gestão na sua clínica

Num mundo cada vez mais digital e automatizado oferecer praticidade, mobilidade e agilidade para os clientes deve fazer parte do dia a dia das clínicas médicas. Por isso, a gestão administrativa do negócio deve impactar cada vez mais no exercício da medicina, de forma que, aqueles que não se adaptarem, não vão conseguir trabalhar. Assim como em outros segmentos, a tecnologia realmente vai dominar o mercado da saúde.

Implementar um sistema de gestão na sua clínica é extremamente importante para promover a melhoria nos controles, realizar projeções com maior grau de precisão e permitir que o negócio cresça de forma sustentável.

Utilizar na sua clínica ou consultório recursos tecnológicos como ferramentas de software, técnicas e métodos inovadores para a execução de tarefas, assim como treinar e capacitar profissionais, e gerir a área financeira da empresa, de forma eficiente após implementar um bom sistema de gestão poderá garantir o sucesso do seu negócio.

Não importa o tamanho ou o segmento de atuação: ela é sinônimo de organização e satisfação do cliente. Se você é gestor de uma empresa, seus olhos devem estar voltados para a utilização da ferramenta.

Conte com uma empresa profissional 

A implementação de um sistema de gestão realizada com a ajuda de uma empresa de consultoria especializada dará a você a chance de obter resultados mais rapidamente, como: redução de custos e otimização do tempo, além de aumentar a credibilidade do seu negócio melhorando ainda mais a imagem da empresa no mercado de atuação. Porém, antes de iniciar o processo é preciso levar em consideração alguns fatores como a relação custo/benefício da implementação, o esforço que deverá aplicar no processo e a credibilidade dos profissionais envolvidos no programa.

Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo

A chave do sucesso para toda a implementação de um sistema de gestão é que todos os colaboradores de sua empresa tenham um elo direto ou indireto com o sistema, e para isso uma comunicação clara e treinamento constante são essenciais.

É importante para o sucesso do projeto evidenciar a participação de todos e instigar a colaboração de seus funcionários para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total na sua empresa.

Acompanhe os seus indicadores

Agora que as informações estão disponíveis é necessário definir a periodicidade e o responsável pelo acompanhamento dos indicadores e, claro, as ações corretivas quando os indicadores estiverem fora dos limites aceitáveis.

Para um acompanhamento mais eficiente, prefira sistemas com atualizações e alertas automáticos sobre as ocorrências, isto facilita a dinâmica de acompanhamento e permite ao gestor da qualidade acompanhar apenas os casos que necessitem de sua atenção. Um sistema 100% online permite esse acompanhamento de qualquer lugar a qualquer momento.

Manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão

Ao implantar um software de gestão, mais do que contratar uma ferramenta online, você irá mudar a cultura administrativa da sua clínica, com a substituição de processos arcaicos e tradicionais por métodos mais tecnológicos e uma gestão mais automatizada.

Dessa forma, como ocorre em qualquer mudança, sua empresa passará por um processo adaptativo a esta nova cultura. Se planeje, pois será necessário migrar todas as informações para o novo sistema de gestão e seus funcionários irão precisar a se adaptar a este sistema. Sendo assim, além do processo de treinamento o qual falamos anteriormente, realizar um constante monitoramento é essencial.

Implantar um software de gestão em sua empresa, é uma ótima alternativa para otimizar o seu controle interno. Conhecer e dominar todas estas plataformas, solicitar os serviços de suporte e então extrair o máximo que essa ferramenta pode oferecer! Abandone métodos convencionais de gestão e ganhe eficiência no controle administrativo de sua empresa!

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